Kassenbuch Allgemein

Wissenswertes zum Thema

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Was ist ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch ist die einfachste Form der Buchführung. Es eignet sich nicht nur dafür, einen Überblick über private Einnahmen und Ausgaben zu bekommen, ein einfaches Kassenbuch kann durchaus ausreichend in Sachen Buchführung sein, wenn man z.B. als Student einer Nebentätigkeit nachgeht, diese dem Finanzamt und dem Bafög-Amt gegenüber aber nachweisen muss. Ebenso eignet sich ein Kassenbuch hervorragend für Privatleute, welche für gelegentlich ausgeführte Arbeiten Rechnungen erstellen, auf diesen aber keine Umsatzsteuer ausweisen. Weiterhin ist es für Einzelunternehmer selbst mit einem größeren Umsatzrahmen vollkommen ausreichend, statt einer teuren und komplizierten Software für Buchhaltung ein einfaches Kassenbuch zu führen. Und zu guterletzt erfasst man in größeren Unternehmen wie einer GbR, einer GmbH oder gar einer AG sämtliche Einnahmen und Ausgaben, welche mit Barmitteln bestritten werden, mit einem Kassenbuch.

Per Definition wird mit einem Kassenbuch also die interne Kasse verwaltet. Es erfasst Einnahmen und Ausgaben von Barmitteln, um so einen Überblick darüber zu verschaffen, ob ein Haben oder ein Soll vorliegt, sowie dessen jeweilige Höhe dokumentieren.

Einnahmen und Ausgaben werden hierfür in das Kassenbuch eingetragen - eingebucht. Dabei werden folgende Daten erfasst:

Das Kassenbuch ist somit der buchhalterische Erfassungsort für alle so genannten Geschäftsvorfälle eines Unternehmens und stellt immer die aktuelle Lage dar. Je nachdem wie viele Geschäftsvorfälle es in einem Unternehmen gibt, kann oder sollte das Kassenbuch regelmäßig geführt werden. Hierzu empfiehlt es sich, Ausgangsrechnungen, welche erstellt werden, immer mehrfach zu erzeugen. Neben der Rechnung, welche der Empfänger erhält, sollte eine Kopie für das Kassenbuch erzeugt werden.

Für den Fall, dass Sie den Rechnungsversand auf dem elektronischen Wege erledigen möchten, gibt es einiges zu beachten. Elektronisch versandte Rechnungen müssen nach dem aktuellen Signaturgesetz sowie der Signaturverordnung (SigG/SigV) mit einer so genannten elektronischen Signatur versehen sein, sofern ein zum Umsatzsteuerabzug berechtigter Empfänger die ausgewiesene Umsatzsteuer dem Finanzamt gegenüber geltend machen will. Weitergehende Informationen dazu finden Sie hier.

Neben den Ausgangsrechnungen, welche die Einnahmen repräsentieren, müssen auch alle Eingangsrechnungen und Belege erfasst werden, welche die Kosten eines Unternehmens darstellen und der Kasse zur Last fallen.

Beide Belegarten sollten chronologisch geordnet in einem Ordner zusammengefasst, und die entsprechenden Buchungen im Kassenbuch in der selben Reihenfolge angelegt werden. Tip: Nummerieren Sie alle Ihre Belege von Hand nochmals durch, und erfassen Sie die entsprechende Nummerierung in Ihrem elektronischen Kassenbuch bei der Erfassung der jeweiligen Buchung. Sowohl einem Steuerbüro als auch einem Steuerprüfer erleichtert dies wesentlich die Arbeit, und Ihnen erspart es Kosten und weitere Umstände.

Letztlich hilft Ihnen ein Kassenbuch dann, mehrere wichtige Ziele zu erfüllen. Egal, ob Sie ein Kassenbuch privat oder geschäftlich führen, als Resultat erhalten Sie immer:

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Eine direkte rechtliche Verpflichtung ein Kassenbuch zu führen, leitet sich für Privatpersonen, Nebenerwerbstätige und Einzelunternehmer nicht ab. Ein Kassenbuch ist somit für diese nicht als Pflicht zu sehen. Wohl aber existiert eine Verpflichtung, eingenommene Umsatzsteuer in regelmäßigen Abständen an das Finanzamt in Form einer so genannten Umsatzsteuervoranmeldung zu melden.

Dieser Meldung an das Finanzamt sollte dann umgehend eine entsprechende Zahlung folgen, weil diese in der Regel sonst sehr schnell angemahnt wird. Die Voranmeldung von eingenommener und eventuell ausgelegter Umsatzsteuer - zum Beispiel durch den Einkauf von Verbrauchsmaterial oder andere unternehmerische Kosten - ist seit einigen Jahren nicht mehr in Papierform, sondern ausschließlich auf dem elektronischen Weg möglich.

Somit wird schnell klar, dass das Führen eines Kassenbuches indirekt doch zu einer prinzipiellen Verpflichtung führt, will man Problemen mit dem eigenen Finanzamt aus dem Weg gehen.

Anders verhält es sich in Unternehmen, die, bedingt durch die eigene Struktur oder Größe, sehr komplexe interne Vorgänge für die Verbuchung von Einnahmen und Kosten haben. Beispielhaft seien hier eine GmbH, eine GbR oder eine AG erwähnt. Bei diesen Geschäftsformen ist neben der doppelten Buchführung die Pflege eines Kassenbuches eine Verpflichtung, weil hier für direkte Barentnahmen eine tatsächliche, reale Kasse zur Verfügung stehen muss, um Mitarbeitern des Unternehmens z.B. die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien zu ermöglichen, Reisekosten vorzustrecken oder andere, Barmittel erfordernde Prozesse zu ermöglichen.

Wozu dient es?

Prinzipiell dient ein Kassenbuch dazu, einen grundlegenden Überblick über die aktuelle Situation der Kasse zu erhalten. Hierfür werden alle Einnahmen und Ausgaben von Geschäftsvorfällen (Geschäftsfällen) in das Kassenbuch eingetragen (gebucht). Dabei kommt immer die Regel zum Einsatz:

    „Keine Buchung ohne Beleg.“

Einnahmen und Ausgaben können dabei auf verschiedene Konten gebucht werden. Dies ermöglicht einen einfachen Überblick darüber, welche Kostenstellen was für Kosten in welcher Höhe verursacht, und welche Kanäle bestimmte Einnahmen und in welcher Höhe gebracht haben. Somit verschafft ein Kassenbuch, so es regelmäßig geführt wird, schnell einen Eindruck über die aktuelle finanzielle Situation eines Unternehmens.

Dies gilt allerdings nicht für Unternehmensgrößen, für welche die so genannte doppelte Buchführung oder weiterführende Bilanzierung erforderlich ist. In diesen Geschäftsformen stellt ein Kassenbuch tatsächlich nur den aktuellen Stand einer mit Barmitteln zur Verfügung gestellten Kasse dar, welche durch den so genannten Kassenwart geführt und verwaltet wird.

Ein elektronisch geführtes Kassenbuch kann weiterhin dazu verwendet werden, eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einzureichen, eine so genannte Einnahme-Überschussrechnung zu erstellen, und - je nach Produkt - andere komfortable Funktionen zur Verfügung stellen.

Wie sind Einnahmen zu verbuchen?

Als Einnahmen gelten alle Geldbeträge, welche nachweisbar durch einen schriftlichen Beleg in die Barkasse des Unternehmens eingehen, oder via Überweisung auf ein separates Geschäfts- oder das Privatkonto eingehen. Letzteres gilt aber wieder nur für Privatpersonen, und Einzelunternehmer. Betreiber einer GbR, GmbH, AG oder einer anderen Geschäftsform verbuchen Einnahmen in einem Kassenbuch nur dann, wenn der Kasse Barmittel hinzugefügt werden.

Dabei ist zu beachten, dass bei der Buchung im Kassenbuch der exakte, auf dem passenden Beleg angegebene Betrag gebucht wird. Ganz besonders wichtig ist hierbei, dass immer Bruttobeträge verbucht werden. Das heisst, dass immer die tatsächliche Summe inklusive Umsatzsteuer als Betrag in das Kassenbuch eingeht. Moderne Kassenbuchsoftware ist in der Lage, je nach Steuersatz die entsprechende Umsatzsteuer selbständig auszurechnen, um eine Geltendmachung gegenüber dem Finanzamt zu ermöglichen.

Hieraus ergibt sich, dass bei der Rechnungslegung natürlich auch der entsprechende Umsatzsteuersatz auf den Nettorechnungsbetrag aufgeschlagen worden sein muss. Für einen Unternehmer ist die eingenommene Umsatzsteuer aber nur ein so genannter durchlaufender Posten. Er ist dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer auf alle Nettorechnungsbeträge aufzuschlagen, und seinem Kunden in Rechnung zu stellen. Diese Umsatzsteuer muss der Unternehmer aber in genau der berechneten Höhe direkt an das Finanzamt weiterreichen. Die Umsatzsteuer läuft somit am Unternehmer vorbei, sofern er zum Abzug der Umsatzsteuer berechtigt ist.

Einnahmen sind in exakten Summen mit beiden Nachkommastellen zu buchen.

Wie sind Ausgaben zu verbuchen?

Als Ausgaben gelten alle Geldbeträge, welche nachweisbar durch einen schriftlichen Beleg die Barkasse des Unternehmens belasten, oder von einem separaten Geschäfts- oder Privatkonto abgebucht werden. Auch hier gilt dieses wie bei den Einnahmen wieder nur für Privatpersonen und Einzelunternehmer. Betreiber einer GbR, GmbH, AG oder einer anderen Geschäftsform verbuchen Ausgaben in einem Kassenbuch nur dann, wenn der Kasse tatsächlich Barmittel zum Beispiel für die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien entnommen werden.

Ebenso wie bei Einnahmen ist bei Ausgaben zu beachten, dass bei der Buchung im Kassenbuch der exakte, auf dem passenden Beleg angegebene Betrag gebucht wird. Ganz besonders wichtig ist auch hierbei, dass immer Bruttobeträge verbucht werden. Das heisst, dass immer die tatsächliche Summe inklusive Umsatzsteuer als Betrag in das Kassenbuch eingeht. Moderne Kassenbuchsoftware ist in der Lage, je nach Steuersatz die entsprechende Umsatzsteuer selbständig auszurechnen, um eine Geltendmachung gegenüber dem Finanzamt zu ermöglichen.

Bei Ausgaben ist dies auch von besonderer Wichtigkeit für den Unternehmer.

Da ein zum Abzug der Umsatzsteuer berechtigter Unternehmer keine Umsatzsteuer im Sinne eines Endkunden zu entrichten hat, wenn es um notwendige Wareneinkäufe oder den Bezug von Dienstleistungen geht, die den Geschäftsbetrieb betreffen, kann die auf Ausgaben gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückverlangt werden. Bei entsprechend korrekter Verbuchung von Ausgaben im Kassenbuch wird die gezahlte Umsatzsteuer auf Ausgaben gegen die eingenommene Umsatzsteuer auf Einnahmen aufgerechnet.

Nur der resultierende Restbetrag muss in Form der Vorsteuer an das Finanzamt gezahlt werden. Gerade bei Kleinunternehmen und Startup‘s werden in den Monaten der Geschäftsaufnahme die Ausgaben eventuell die Einnahmen übersteigen. Somit kann durchaus auch die für Warenbeschaffung gezahlte Umsatzsteuer die eingenommene übersteigen. In diesem Fall erhält der Unternehmer eine Umsatzsteuerrückerstattung vom Finanzamt, da die Umsatzsteuer - wie schon erwähnt - für ihn nur ein durchlaufender Posten ist.

Was gilt als Überschuss?

Als Überschuss - den man mit Hilfe eines elektronischen Kassenbuchs in Form einer so genannten Einnahme-Überschussrechnung darstellen kann - gilt die Summe, welche nach der gegenseitigen Aufrechnung von Einnahmen und Ausgaben übrig bleibt. Eine so genannte Eigenentnahme - das Entnehmen von Geld aus der Kasse für private Zwecke - sollte den Überschuss nicht übersteigen, da sonst eine negative Kassenbilanz die Folge wäre. Der Unternehmer wäre überschuldet.

Häufig passiert es auch, dass Unternehmer bei der Einnahme von Bruttosummen nicht daran denken, dass Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss, und sich von den hohen Summen zu einer zu hohen Eigenentnahme verleiten lassen. Bei der notwendigen Zahlung der Vorsteuer, welche monatlich oder quartalsweise getätigt werden muss, ist dann unter Umständen die notwendige Liquidität nicht mehr vorhanden, das Unternehmen zahlungsunfähig und somit auch oft handlungsunfähig.

Es empfiehlt sich also in jedem Fall durch das Führen eines Kassenbuches einen Überblick über den aktuellen Überschuss zu behalten, um Eigenentnahmen für den eigenen Lebensunterhalt in einer vertretbaren Grenze zu halten.

Wieviel erhält das Finanzamt?

Unabhängig davon, dass man als Privatperson oder Einzelunternehmer einen Lohnsteuerjahresausgleich bzw. eine Einkommensteuererklärung bei dem Finanzamt einreicht, hat für die Führung eines Kassenbuches in erster Linie die so genannte Umsatzsteuer eine Relevanz.

In Deutschland gelten augenblicklich zwei Umsatzsteuersätze:

  • 19% auf Waren und Dienstleistungen jeglicher Art (Normalsatz)
  • 7% z.B. auf Lebensmittel (ermäßigter Satz)

Ein zum Abzug der Umsatzsteuer berechtigter Unternehmer betrachtet die Umsatzsteuer als durchlaufenden Posten, welchen er von von seinen Kunden bei Rechnungsstellung einnimmt, und in Form der Vorsteuer an das Finanzamt durchreicht. Im Gegenzug ist der Unternehmer nicht umsatzsteuerpflichtig, wenn es um die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen geht, die für den Geschäftsbetrieb notwendig sind. Hierzu zählen viele Dinge, mehr dazu finden Sie in der Rubrik Kosten.

Im Normalfall wird die Umsatzsteuer einmal pro Jahr mit der so genannten Umsatzsteuererklärung gegenüber dem Finanzamt erklärt und fällig. Branchenbedingt kann eine Umsatzsteuererklärung in Form der Vorsteueranmeldung aber auch monatlich oder quartalsweise notwendig sein. Für manche Brachen ist dies generell festgesetzt, ansonsten richtet sich der Zeitraum in der Hauptsache nach dem Gesamtumsatz des Vorjahres.  

Die Vorsteuer ist der aus der Abrechnung eines Kassenbuches entstehende Betrag, welcher sich nach der Verrechnung von eingenommener und ausgegebener Umsatzsteuer eines Unternehmens ergibt. Je nach Unternehmensgröße und Umsatz ist die Vorsteuer monatlich oder quartalsweise gegenüber dem Finanzamt zu erklären und fällig. Die Veranlagung wird dabei von der jeweiligen Finanzbehörde beschieden, ist aber anfechtbar.

Somit ist die Vorsteuer die vorab gezahlte Umsatzsteuer und kann zur Umsatzsteuererklärung für ein Geschäftsjahr geltend gemacht werden.

Dies gilt allerdings nur für Einzelunternehmer oder Betreiber einer entsprechend höher eingeordneten Geschäftsform, welche zum Abzug der Umsatzsteuer berechtigt sind. Privatpersonen oder Einzelunternehmer welche nur geringfügige Rechnungen ohne ausgewiesene Umsatzsteuer stellen, zahlen demnach auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt, sind aber im Gegensatz auch nicht dazu berechtigt, ausgelegte Umsatzsteuer für Waren- oder Leistungsbeschaffung geltend zu machen.

Welche rechtlichen Vorgaben sind zu beachten?

Direkte rechtliche Rahmenbedingungen wie ein Kassenbuch zu führen ist, existieren nicht. Für Privatpersonen, nicht zum Abzug der Umsatzsteuer berechtigte Kleinunternehmer und Einzelunternehmen haben hier keine tatsächlichen Rahmenbedingungen zu beachten. Bei diesen geht es bei der Kassenbuchführung lediglich darum, einen Überblick über die eigene Finanzsituation zu behalten, für den Nachweisfall eine so genannte Einnahme-Überschussrechnung zu erstellen, oder die zu entrichtende Vorsteuer auf elektronischem Wege gegenüber dem Finanzamt zu erklären.

Bei anderen Rechtsformen eines Unternehmens wie der GbR, einer GmbH oder gar einer AG ist die Situation eine andere. Da hier ohnehin die doppelte Buchführung gemacht werden muss, kommt man um professionelle Hilfe durch einen Steuerberater oder ein Steuerbüro nicht herum. In diesen Fällen kommt oft auch sehr komplexe Software für die Zwecke der Buchführung zum Einsatz. Fast alle am Markt befindlichen Softwarekomponenten enthalten auch eine Funktion, um in diesen Fällen eine interne Barkasse zu verwalten.

Wie führe ich mein Kassenbuch am besten?

Diese Frage wird vermutlich jeder Steuerberater wie folgt beantworten:

    Akkurat und regelmäßig.

Auch bei dieser Frage kommt es darauf an, wie die Zielstellung lautet. Ein einfaches Haushaltsbuch oder ein Kassenbuch welches einem Studenten die Einnahmen und Ausgaben aufschlüsselt, kann man durchaus in Papierform führen. Dabei stellt man Einnahmen und Ausgaben gegeneinander und ordnet diese vielleicht noch bestimmten Kategorien zu. Ein solches Kassenbuch erfordert aber gewissen Aufwand, weil man die Aufsummierung selbst erledigen muss, und sich Fehler einschleichen können. Aber für diese Zwecke sollte ein Kassenbuch in Papierform durchaus ausreichend sein.

Ist hingegen eine Vorsteuer- und Umsatzsteuererklärung gegenüber dem Finanzamt notwendig, so empfiehlt sich ein elektronisches Kassenbuch. Hierbei können Sie zwischen mehreren Varianten wählen. Im Internet finden sich einige Vorlagen für MicroSoft‘s Excel, welche Ihnen durchaus helfen, ein Kassenbuch anzulegen. Diese Kassenbücher haben den Nachteil, dass Sie immer nur das Wissen der Autoren widerspiegeln, manchmal fehlerbehaftet sind, und bei der Vorsteuererklärung nicht helfen können, da diese seit einigen Jahren elektronisch an die Finanzämter übermittelt werden muss.

Sinnvoller sind hier schon Programme, die Ihnen helfen, ein Kassenbuch auf Ihrem PC zu führen. Die Vielfalt ist hier groß, und so finden Sie für Windows PC‘s, Mac‘s oder Linux Rechner eine Vielzahl von Programmen, welche unterschiedlichsten Funktionsumfang haben, und somit auch unterschiedlich teuer sind. Wir stellen Ihnen hier eine Reihe dieser Programme vor, die wir selbst getestet haben, und empfehlen können.

Die dritte Variante ist ein so genanntes Online Kassenbuch. Hierfür gibt es Anbieter, die eine Webapplikation zur Verfügung stellen, welche Sie wie ein normales Kassenbuch aber in Ihrem Browser benutzen können. So genannte ASP Dienste (Application Service Provider) sind sehr moderne Ausprägungen des Internet und stellen ein probates Mittel dar, Applikationen und Programme auf Ihrem PC durch Online Applikationen zu ersetzen. Ein Online Kassenbuch hat dabei mehrere Vorteile. Sie müssen keine Software auf Ihrem Rechner installieren. Sie haben von überall und jederzeit Zugriff auf Ihr Kassenbuch. Sie können Mitarbeitern in Ihrer Firma Zugriff auf das Kassenbuch geben, ohne dass diese spezielle Software kaufen und installieren müssten. Und Sie haben den Vorteil, dass es keinen Datenverlust gibt, wenn Sie einmal Ihren PC neu installieren, Ihren Laptop verlieren, oder eine Schadsoftware Ihren Datenbestand zerstört hat.

Natürlich setzt dies ein gewissen Vertrauen in den Anbieter voraus. Im folgenden werden wir neben PC Programmen auch einige Anbieter eines Online Kassenbuch vorstellen, und Ihnen Nutzungshinweise geben.

Programme die Ihnen helfen

Neben Programmen für Windows, MacOS und Linux wollen wir Ihnen auch einige Anbieter von so genannten ASP Lösungen (Application Service Provider) vorstellen. Diese stellen Kassenbücher online zur Verfügung, welche Sie einfach mit einem modernen Internet Browser nutzen können. Da die Aufstellung aber etwas umfangreicher ist, finden Sie unsere Testberichte auf einer separaten Seite: hier

Weiterführende Information

Die Selbständigkeit birgt aber noch einige andere Herausforderungen, welche nicht allein mit der Buchführung für Ihr Unternehmen zu tun haben. Hierfür existieren im Internet vielfältige und informative Ressourcen, welche wir Ihnen geordnet nach entsprechendem Themengebiet hier vorstellen möchten. Wir hoffen, dass diese Information hilfreich für Sie ist, und freuen uns über Anregungen und konstruktive Kritik.