Kassenbuch Howto

So führt man ein Kassenbuch

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Wie führt man ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch in Papierform zu führen kann für einige Geschäftsformen oder für Privatpersonen vollkommen ausreichend sein. Für ein einfaches Haushaltsbuch, die Erfassung von Rechnungen, auf denen keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist (z.B. bei Kleinunternehmern, die nicht zum Abzug der Umsatzsteuer berechtigt sind) oder andere Zwecke kann ein Kassenbuch in Papierform durchaus Sinn machen.

Hierfür ist im gut sortierten Fachhandel zum Beispiel das Zweckform Kassenbuch von avery zu finden, welches Sie auch online bei Amazon hier bestellen können.

Details

Bei der Führung Ihres Kassenbuchs gibt es einige Dinge zu beachten. Folgende Hinweise sollen Ihnen helfen, auch bei einer Vielzahl von Eingangs- und Ausgangsbuchungen den Überblick zu behalten.

In jeder Kassenbuchseite finden Sie dann folgende Angaben:

Einnahmen:

Hier wird der Betrag einer Einnahme mit Vor- und Nachkommastellen exakt vermerkt. 

Ausgaben:

Hier wird der Betrag einer Ausgabe mit Vor- und Nachkommastelle exakt vermerkt. Zu beachten ist an dieser Stelle, dass bestimmte Dinge nicht als Kosten verbucht werden dürfen, andere dafür wiederum sehr wohl. Mehr Information dazu finden Sie beim Thema Kosten.

Bestand:

Je nachdem ob eine Einnahme oder eine Ausgabe gebucht wird, muss nun der Betrag der aktuellen Buchung zum Bestand der vorhergehenden Zeile addiert oder von diesem subtrahiert werden. Das Resultat wird in der aktuellen Zeile als neuer, aktueller Bestand festgehalten.

Gegenkonto:

Verschiedene Einnahmen und Ausgaben werden ebenso auf verschiedene Konten gebucht, um bestimmte Gruppierungen zu erhalten. Eine elektronische Kassenbuchsoftware wird Ihnen bei jeder Buchung eine entsprechende Auswahl an Buchungskonten vorschlagen, aus der Sie dann die passende auswählen können. Führen Sie in Kassenbuch in Papierform können Sie auch hier ein Gegenkonto zu jeder Buchung aufführen. Eine Auflistung entsprechender Konten finden Sie hier

Belegnummer:

Alle Belege, das heißt Rechnungen, die zu Einnahmen führen, sowie Rechnungen, die Ausgaben belegen, sollten chronologisch geordnet sein und von Hand mit einer Belegnummer versehen werden. Da es bei Rechnungen notwendig ist, jeder Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer zu geben, sollten Belege für Kosten separat nummeriert werden. Das Feld Belegnummer erhält nun die entsprechende Nummer des passenden Belegs. Dies hilft sowohl dem Steuerberater als auch im Falle einer Prüfung dem Steuerprüfer und erspart diesen und Ihnen unter Umständen größeren Aufwand.

Datum:

Hier wird das Datum eingetragen, welches auf dem Beleg oder der Rechnung vermerkt ist. Jede Rechnung muss das Rechnungsstellungsdatum enthalten. Ist dies nicht der Fall, reklamieren Sie dies beim Rechnungssteller.

Umsatzsteuersatz:

Der jeweilige zum Produkt oder zur Dienstleistung passende Umsatzsteuersatz muss auf jeder Rechnung separat ausgewiesen sein. In Deutschland gelten momentan 2 Umsatzsteuersätze. 19% auf alle Waren und Dienstleistungen. 7% Umsatzsteuer werden auf Lebensmittel veranlagt. Sollten Sie eine Rechnung erhalten, auf der beide Umsatzsteuersätze vorhanden sind, sollten Sie die einzelnen Beträge passend zum jeweiligen Umsatzsteuersatz separat buchen, aber jeweils beide male die gleiche Belegnummer angeben. 

Text:

Hier ist Platz für einen kurzen, erklärenden Text, der Ihnen im Falle einer Besonderheit hilft, sich an den Geschäftsvorfall zu erinnern. Sämtliche anderen, relevanten Informationen sollten dem Beleg zu entnehmen sein. Ist dies nicht der Fall, reklamieren Sie den Beleg oder die Rechnung beim Rechnungssteller. 

Resume

Wird ein Kassenbuch auf diese Weise geführt, kann zu jedem Zeitpunkt der aktuelle Bestand der Kasse einwandfrei abgelesen und nachvollzogen werden. Für die Ermittlung der zu zahlenden Vorsteuer ist das Führen eine papiernen Kassenbuches allerdings nicht empfehlenswert. Der Grund: Die Berechnung der an das Finanzamt zu entrichtenden Umsatzsteuer müsste von Hand geschehen. Außerdem kann die dann berechnete Vorsteuer nicht auf einfachem Weg an das Finanzamt übermittelt werden, weil dies seit einigen Jahren nur noch auf dem elektronisch via ELSTER möglich ist.

Ein Kassenbuch in Papier lohnt aber durchaus für den privaten Einsatz, oder z.B. für Kleinunternehmer, die nicht zum Abzug der Umsatzsteuer berechtigt sind.

Ein kurzer Blick in das Kassenbuch eröffnet somit immer die aktuelle Lage der Kasse, und stellt in diesen Fällen auch die aktuelle Liquidität dar. Soll hingegen ein Kassenbuch genutzt werden, um Nachweise wie eine so genannte Einnahme-Überschussrechnung zu erstellen, oder die aktuelle Vorsteuer an das Finanzamt zu übermitteln, so ist der Einsatz eines elektronischen Kassenbuches nicht zu umgehen.

In größeren Firmen, wie z.B. einer GbR, einer GmbH oder einer AG gilt dies hingegen nicht unbedingt. Hier wird ein Kassenbuch geführt, das den tatsächlichen Stand einer firmeninternen Barkasse vorhält. Dieses hat im Gegensatz zu einem Einzelunternehmen nicht zwangsläufig etwas mit der Gesamtliquidität des Unternehmens zu tun. Das Führen eines Kassenbuches in Papierform ist hier zwar prinzipiell denkbar, aber stand heute nicht praktikabel. In Unternehmen dieser Größenordnung muss - erzwungen durch die so genannte doppelte Buchführung - eine professionelle Buchführungssoftware zum Einsatz kommen.

Diese Softwareprodukte enthalten meist separate Module, mit denen das Führen eines oder mehrerer Kassenbücher ermöglicht wird.

Buchungskonten

Hier finden Sie eine Auflistung möglicher Buchungskonten, welche Sie als so genanntes Gegenkonto für jede Buchung in Ihrem Kassenbuch angeben können. Aufgrund der verschiedensten Anforderungen an Kontenrahmen durch die verschiedenen Gewerbe wurden so genannte Standardkontenrahmen (SKR) entwickelt. Diese sind für die meisten Einzelunternehmer aber viel zu komplex und überdimensioniert, so dass nur die wichtigsten Buchungskonten an dieser Stelle aufgeführt werden sollen:

  • 1000 - Kasse
  • 4910 - Porto
  • 4980 - Betriebsbedarf
  • 4510 - KFZ Steuern
  • 8400 - Erlöse mit 19% Umsatzsteuer
  • 8300 - Erlöse mit 7% Umsatzsteuer
  • 4190 - Aushilfslöhne
  • 1800 - Privatentnahme
  • 1820 - private Versicherungsbeiträge
  • 1890 - Privateinlage
  • 4210 - Miete
  • 4240 - Gas, Strom, Wasser
  • 3300 - Wareneingang mit 7% Umsatzsteuer
  • 3400 - Wareneingang mit 19% Umsatzsteuer

Die Liste der Gegenkonten eines SKR ist aber noch viel umfangreicher. Dies sollen nur einige Beispiele von Gegenkonten sein, auf die sehr häufig gebucht wird.

Weiterführende Information

Ein Kassenbuch zu führen ist prinzipiell gar nicht so schwierig. Einiges Grundwissen vorausgesetzt kann man seine Buchungen täglich sehr schnell erledigen und erspart sich unter Umständen eine Menge Arbeit und Zeit für die Jahresabschlüsse. Daher haben wir Links,  unter welchen Sie weitere Informationen dazu finden, hier übersichtlich für Sie zusammengestellt.